TIETOSUOJASELOSTE

Selkäydinvammaiset Akson ry (myöhemmin Akson) on sitoutunut noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää. Tältä sivulta löydät ajantasaisen version (päivitystieto selosteen lopussa).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Jäsen-/vapaaehtois-/asiakasrekisteri

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus on Aksonin jäsen-/vapaaehtois-/asiakasrekisterin (myöhemmin rekisteri) tietojen ylläpito ja kehitys sekä viestinnän ja markkinoinnin ylläpito, analysointi ja kehitys, jäsenmaksujen/lehtitilausten laskutus sekä Selkäydinvamma-lehden postitus ja laskutus sekä myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta. Henkilötietojen käsittely perustuu Aksonin lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää rekisteriä.

Ilmoittautumis- ja hakemuslomakkeet

Keräämme ilmoittautumis- ja hakemuslomakkeissa toiminnan järjestämisessä tarvittavia henkilötietoja. Käytämme tietoja ainoastaan toiminnan toteuttamista, tilastoimista, jäsenyyden varmistamista (esim. tapahtumissa, joissa erillinen jäsenhinta), laskutusta ja tiedotusta varten. Tietoja säilytetään niin kauan, kunnes toimintaan liittyvät toimenpiteet on saatu toteutettua.

Mitä tietoa keräämme?

Akson kerää käyttäjistään tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja.

Jäsenrekisteriin kerättävät tiedot

Rekisterissä käsitellään Aksonin jäsenten, vapaaehtoisten ja asiakkaiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

- etu- ja sukunimi;
- osoitetiedot;
- sähköpostiosoite;
- puhelinnumero;
- jäsennumero;
- syntymäaika/Y-tunnus;
- sukupuoli;
- jäsenmaksutiedot;
- selkäytimen vaurioon liittyvät tiedot; (Aksonin varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä henkilö jolla on selkäytimen vaurio, kts. säännöt )
- mahdolliset luottamustoimet Aksonissa;
- vapaaehtoistoimijuus Aksonissa;
- antamasi suostumukset tietojen käsittelyyn

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään Aksonin jäseneksi tai asiakkaaksi rekisteröidyiltä henkilöiltä ja yhteisöiltä itseltään sekä Invalidiliitto ry:ltä ja pankilta (jäsenmaksut) sekä Fonectalta ja Maistraatilta (yhteystietojen selvittäminen ongelmatilanteissa).

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Aksonin rekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä voi olla käytössään henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. Yhdistyksen käytössä olevien ohjelmistojen valmistajat vastaavat omalta osaltaan tietoturvasta, joka kohdistuu ohjelmiston ylläpitoon.

Luovutammeko henkilötietoja?

Akson siirtää henkilötietoja ainoastaan yhdistyksen sisällä ja ainoastaan siinä laajuudessa, kuin se on yhdistyksen toiminnan, teknisen ylläpidon ja kehittämisen sekä sivustojen sisällön viestinnän ja markkinoinnin ylläpidon, analysoinnin ja kehittämisen kannalta tarpeen. Akson luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille ainoastaan seuraavissa tilanteissa:

1. Suostumuksesi
   Henkilötietojasi voidaan luovuttaa nimenomaisella suostumuksellasi esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun liittyen. Voit peruuttaa suostumuksesi, milloin tahansa. Tällöin tietojasi ei enää kerätä.

2. Palveluntarjoajat
   Luovutamme henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat voidakseen tarjota palveluita Aksonille tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa. Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille rekisterin toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
   
   Invalidiliitto ry:n valtakunnallisena jäsenyhdistyksenä Akson luovuttaa Invalidiliitto ry:lle varsinaisten jäsenten, kannatushenkilö- ja kannatusyhteisöjäsenten nimen, osoitteen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja syntymäajan sekä suostumustiedot. Tiedot tallennetaan Invalidiliitto ry:n henkilötietorekisteriin (Kilta). Tietoja käytetään IT-lehden tilaajarekisterissä, järjestövakuutuksen vakuutettujen rekisterissä, liittovaalien yhteydessä äänioikeutettujen rekisterissä sekä Invalidiliiton yhteydenpidossa jäseniin.
   
   Akson on toteuttanut asianmukaiset toimenpiteet varmistaaksemme, että henkilötietojasi käsitellään tällöin ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin ja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Tällöin henkilötietojen käsittely tapahtuu Aksonin puolesta ja Aksonin lukuun.  

3. Tutkimuskäyttö
   Saatamme joissakin tapauksissa luovuttaa tietoja tieteellistä tai muuta tutkimusta, kuten opiskelijoiden projekteja tai päättötöitä, varten tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti. Akson informoi tällaisesta henkilötietojen käytöstä silloin kun se on mahdollista.

4. Oikeudellisista syistä
   Akson voi jakaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa, mikäli pääsy henkilötietoihin tai niiden muu käsittely on tarpeen 1) soveltuvan lainsäädännön ja/tai oikeuden määräyksen täyttämiseksi; 2) väärinkäytöksen, turvallisuusriskin tai teknisen ongelman havaitsemiseen, estämiseen tai käsittelemiseen. Akson informoi tällaisesta henkilötietojen käytöstä silloin kun se on mahdollista.

Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Akson voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Aksoniin yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. 

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity henkilö tai yhteisö on Aksonin jäsen, asiakas tai vapaaehtoinen. Jäsenyyden, vapaaehtoisuuden tai asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden, vapaaehtoisuuden tai asiakkuuden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Aksonin sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Tietojen suojaus

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta määritellyt henkilöt.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Akson voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Jos Akson tekee tietosuojaselosteeseen muutoksia, ilmoitamme näistä muutoksista aina tässä tietosuojaselosteessa.

Sinun oikeutesi

1. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
   Sinulla on oikeus vaatia väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamista tai täydentämistä ottamalla meihin yhteyttä.

2. Oikeus vaatia tiedon poistamista
   Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.

3. Oikeus vastustaa
   Voit myös pyytää rajoituksia henkilötietojesi käsittelyyn, mikäli tietojasi käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, vaikka käsittely perustuisi aikaisemmin antamaasi suostumukseen. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää palveluitamme. Sinulla on oikeus kieltäytyä sähköisestä tiedotuksestamme seuraamalla ohjeita, jotka on sisällytetty kaikkiin lähettämiimme sähköisiin viesteihimme.  

4. Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä
   Voit pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojesi käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää palveluitamme.

5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
   Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

6. Tarkastusoikeus
   Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja asiakasrekisteriin on talletettu. 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainittujen toimien toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen lopussa olevaan yhteyshenkilöön. Akson voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

Kuka on rekisterinpitäjä ja kehen voin ottaa yhteyttä?

Selkäydinvammaiset Akson ry
Mannerheimintie 107, 00280 Helsinki

yhteyshenkilö:
Alicia Perho, toiminnanjohtaja
p. 050 329 7899 tai alicia.perho@aksonry.fi

 

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 29.6.2023